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Ｐマーク認証取得ナビゲーター「Ｐナビ」
この小冊子は、実際にＰマークの認証の取得を当社が支援した経験の中から重要なものを抜き出し、現地審査の準備に役立つ情報を集めたノウハウ書です。
Ｐマークの認証は取れたけど、審査に対応する技術を若手に伝え育成するのは骨が折れるぞ、と感じる方や、
Ｐマークの審査を初めて受けるので、押さえどころを掴んでおきたいとお考えの方。
そのような人達を対象に書き下ろした小冊子です。
この小冊子には、実際にＰマークの現地審査を受け認証を取得した数十社を超える企業の対応事例が集約されています。様々な会社の事例から学んでいただき、より広い視野に立って的確な準備が進められるようになります。そして認証を取得するのみならず、会社の体質強化やブランドイメージの強化のために、Ｐマークを是非活用していただきたいと思います。
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Ｐマークとはどのようなものか？
【プライバシーマーク（Ｐマーク）制度の概要】
個人情報保護の要求仕様「ＪＩＳ Ｑ １５００１：２００６」に沿って個人情報を保護するためのマネジメントシステム（ＰＭＳ）を構築し、適切な個人情報保護活動を行なっていると認められる会社に対し、（財）日本情報処理開発協会が認定の証として付与するマークです。有効期間は２年間で、２年ごとに認証を継続するための審査（継続審査）を受けることとなっています。２００８年８月現在、約９６００社が認定事業者として登録されています。
どのようなことを審査されるのか？
【審査でチェックされる内容】
審査の対象としてチェックされる項目は大きく２点あります。
- 個人情報保護の要求仕様であるＪＩＳ Ｑ １５００１：２００６に適合した個人情報保護マネジメントシステム（ＰＭＳ）が構築されていること。
- ＪＩＳＱの意図が全社で十分理解され、形式的なものではなく、実際の業務に即して運用され、さらに個人情報保護の効果が発揮されるように改善されていること。
審査員は様々な角度からの質問をして、受審企業の理解度を試し、ＪＩＳＱが「十分に理解され、実際の業務に即して運用」されているかを確かめるためのチェックを行ないます。
審査を合格するためには、どのような準備が必要になるのか？
【Ｐマークの審査を受けるための準備】
Ｐマークの審査は「審査員の裁量の範囲がＩＳＯなどに比べ大きい」のが特徴です。コンサルタントがくれた規定や他社が作成したものを手に入れて、完成度の高いシステムを作ったはずなのに、厳しい指摘を受けて驚くことがあります。
これは、他所で手に入れたものはそのままでは通用しないということです。借り物に近いシステムのままで自社に定着していないことを見抜かれると、根付かせるための是正の指摘が嵐のように飛んで来ます。
どんなものをベースにしても良いのですが、しっかりと自分の会社に即したシステムに焼き直し、十分に運用し、改善を加えておかなくてはなりません。
必ず合格したいが不合格もありえるのか？
【１度目はまず不合格。ただし是正に対応することで必ず合格できる】
審査員（機関）からの是正指示にきちんと対応し報告を行なえば必ず取得できます。Ｐマークの審査は、受審する企業のＰＭＳのレベルを向上させることも狙っていますので、現地審査後の報告ではいったん不合格と判定し、受審企業のＰＭＳのレベル向上のための是正指摘を行い、対応した企業に認証が交付されます。不適合の報告をもらったからと諦めずに、きちんと対応をしてください。必ず認証を取得することができます。
ただし、審査を受けている期間中に、絶対に個人情報の漏洩事故を起こさないでください。漏洩事故を起こすと審査が打ち切られてしまう可能性があります。
効率的に認証を取る秘訣はあるのか？
【短期合格のための最重要ポイント】
Ｐマークの認証取得で最も難しいのは、ＰＭＳの完成度や対策のレベルではありません。
審査を受ける企業と審査員（機関）との確実なコミュニケーションが最も重要です。審査員の質問をきちんと理解して、意図をつかみ、適切な説明をすることが必要です。
これにはＪＩＳＱを真に深く理解していなくてはなりません。表面的な理解では審査員が何を意図して質問しているのかを読み取ることができないのです。もちろん、意図に沿った回答をしなければ審査員は適合の判断をすることができません。
審査員と十分なコミュニケーションを取るためには、ＪＩＳＱを再度学習し、質問を想定した訓練を行なうなど、事前に十分な準備をすることがポイントです。
審査員とのコミュニケーションが悪いとどうなるのか？
【しなくても済む余計な苦労が発生】
当社が手がけた事例の中で、審査員とのコミュニケーションが上手くいかなかったばかりに大変な事態になったと思われる事例をいくつかご紹介すると、
- 審査時間が１２時間にもおよび、４０項目もの是正の指摘を受けた。
- 是正要求が３度にもおよび審査が５ヶ月もの長期に及んだ。
- 実施していることなのに「なされていない」と判断された。
これらの事例は、構築したＰＭＳの状況を審査員へ上手く伝えられなかったために起こったものです。原因は理解不足による説明不足、感情のぶつかり、様々な要因があったのだと思われます。
いろんな理由があるにせよ、審査が長期に及ぶと、通常業務への影響も深刻化し、会社内部での評価が次第に低下してしまいます。審査を受ける会社の責任者にとっては、それこそ胃の痛い思いをする事態に発展してしまいます。「賢い対応」をしてさっさと乗り切ってしまう方が賢明です。
苦労してＰマークを取ることにどのような意味があるのか？
【会社経営の立場から大きな意義がある 】
認証を取ることが最終目的なら、あまり苦労する意味はありません。Ｐマークの認証を取るのは、会社の経営戦略の上で２つの大きな意味があることを理解してください。
（１）会社のブランドイメージの向上（外的な効果）
会社のブランドを向上させる効果が大です。「Ｐマークの取得」は、安全な情報管理の仕組みを持った会社として信用度に大きな違いを生み出します。
このブランド価値を営業活動を通じて生かすことが本質的な意味での認証の活用で、ここまでやらないと意味がありません。
（２）業務の改善による体力の強化（内的な効果）
認証を取るプロセスで会社の情報管理の仕組みを大幅に改善しますから、業務改革のプロセスを通じて、人の意識、組織のコミュニケーションや情報活用力が強化されます。社員同士の協働が進め易い職場環境を作ることができます。
このように改革が会社の意思決定を迅速化し、環境変化への対応力を強めます。
会社経営の立場からは「Ｐマークの認証を取る」のはこのような意味があるのです。
Ｐマーク認証取得ナビゲーター「Ｐナビ」
【初めてＰマークの審査を受ける方】
初めてＰマークの認証を取る会社でも、現地審査に必要なノウハウを短期間に学習することができます。
【個人情報保護の若手メンバーの育成や後任への引継ぎをしたい方】
Ｐマークの認証を取得したが、そろそろ後進の育成をしたい。しかし教育に力を割けない。そんな会社でも、若手の育成や新規担当者への教育を効率よく行なうことができます。
「Ｐナビ」サンプル（PDF）ダウンロードはこちら
「Ｐナビ」でこんな大事なことが判ります！
| １．Ｐマークの審査とは何をチェックする審査なの？ |
|---|
| 「個人情報保護のリスクに見合った対策が取られ、それらがＰＤＣＡを通じて改善される仕組みになっているか」が審査されます。
|
| ２．審査はどうすれば合格するの？ |
| 審査員の質問に的確に応えれば必ず合格します。（但し１度は必ず是正指摘を受けます）「リスクに見合った対策」や「ＰＤＣＡを改善する仕組み」などの重要ポイントの応え方を１１０ページに渡り判りやすく解説します。 |
| ３．審査員がどんなことを聞いてくるのか知りたい |
| 実際に現地審査をご支援した経験から重要と思われるテーマと「最も重要な質問３３問」に編集してご紹介します。審査員が「ＪＩＳ Ｑ １５００１：２００６を理解してＰＭＳを構築しているか、実際に運用しているか」を確認するための典型的な質問です。 |
| ４．質問にどのように応えれば良いのかを知りたい |
| 各々の質問について「はずしてはならない受け答えのポイント」を解説します。同時に、どのような説明をすれば「効果的なアピール」になるのかを事例から得た情報をもとに解説します。
|
| ５．留意しなくてはならない注意点を知りたい |
| 「起りがちな問題と対処方法」について解説をします。事前の準備を行なう際、ここで紹介するポイントに従って十分にチェックすればミスを防止できます。
|
| ６．事前に準備が必要なことを知りたい |
| 審査員とのコミュニケーションを確実に行なうために必要な「事前の準備」について解説します。
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| ７．審査を受ける際の姿勢や態度についての注意点を知りたい |
| 審査を受ける立場として「望ましいこと、してはならないこと」を重要ポイント別にまとめて解説します。
|
| ８．この冊子は、どのような会社が利用できるものなのか？ |
| 初回審査はもちろんのこと、更新審査を受ける会社も対応できるように事例を収録しています。
|
| ９．この冊子がカバーしている業種はどのようなもの？ |
| システム構築サービス業（ＳＩベンダー）、ＡＳＰサービス業、情報処理サービス業、インターネット広告業、広告代理業、人材派遣・職業紹介業、３ＰＬサービス業、調剤薬局業、印刷業、通信販売業、信用調査業、不動産業などの会社で、当社がＰマークの取得を直接ご支援した経験から重要と思われるノウハウを整理し、収録しています。
その他、Ｐマークの取得は行なっていないが会計事務所、学校法人などでＰＭＳ構築をご支援した事例も参考に収録しています。 |
「Ｐナビ」購入のお申し込みとご提供方法について
下記のボタンをクリックすると、必要事項を入力するためのお申込みフォームが表示されますので、必要事項をご記入いただき送信してください。折り返し当社よりご入金先の金融機関をお知らせいたします。※領収書が必要な方は記入フォームの「その他」欄に『領収書希望』と明記いただき、ご希望のお名前をご記入下さい
ご入金の確認をもってご注文の成立とし、「Ｐマーク認証取得ナビゲーター」の電子媒体(pdf)を大阪ガス（株）のサービス「宅ファイル便」にて送付させていただきます。
■価 格
１冊１０，５００円（消費税込み）
（お手数ですが振込み手数料はお客様にてご負担下さい）
※なおこの冊子は、最新情報にもとづいて随時更新を行い、更新した冊子は「アップデート版」として改めてご提供いたします。
個人情報の取扱いについて
当社のプライバシーポリシーのページで宣言した「個人情報保護方針」に従って、個人情報の漏洩、滅失またはき損および社会的な不利益が発生しないよう厳重に管理いたします。いかなることがあっても「個人情報保護方針」を逸脱した個人情報の利用は行ないません。
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